Prima paginăDespre noiEchipaServiciiExperienţăArticoleComunicate de presaContactSimple BPM Software

Articole » Structură și format procedură (OMFP 946-2005, ISO10013, BET)


Proces şi procedură
În continuare vom utiliza următoarele înţelesuri pentru cuvintele proces respectiv procedură:
Proces: o suită de activităţi care preiau o intrare, îi adaugă valoare (altfel de ce le-am executa) consumând resurse şi produc o ieşire aşteptată.
Procedură: document cu o structură reglementată (intern, prin standarde sau prin acte normative) ce descrie un proces organizaţional.
Structură şi format
Pentru informare, prezentăm în continuare comparativ structurile propuse de un act normativ (OMFP 946/2005) şi respectiv de standardul ISO 10013 – linii directoare privind documentele calităţii. După cum se va observa prevederile sunt similare.

OMFP 946/2005

ISO 10013

BET

Cod

 

Index (cod) – stabilit la declarearea procesului în aplicaţie

Ediţia, Revizia
[2] Situaţia ediţiilor şi reviziilor procedurii

 

BET gestionează şi arhivează automat toate ediţiile documentului; versiunea curentă este dată de informaţia prezentă în baza de date, versiunile anterioare sunt stocate ca „zip”-uri care conţin atât procedura cât şi orice fişiere ataşate. Nu se face deosebirea între ediţie şi revizie.

[3] Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia procedurii

Face obiectul procesului de „Management al documentelor”

BET gestionează accesul controlat al diferiţilor utilizatori la informaţia din sistem, asociind fiecărui utilizator următoarele drepturi legate de o procedură:

  • Vizualizare
  • Editare
  • Aprobare

În acest scop, un utilizator cu drepturi de „Administrator” în aplicaţie trebuie să confere drepturile fiecărei persoane în parte. Scopul comunicării rezultă din conţinutul procedurii; arhivarea se face automat de către aplicaţie la comanda utilizatorului.

[1] Titlu

Titlu

Titlu: Denumirea procesului

[4] Scop

Scop

În BET, pentru a susţine dezvoltarea de informaţie de calitate, informaţia despre Scop a fost divizată în următoarele subcategorii:
Necesitatea procesului : răspunsul la întrebările: „De ce este necesar procesul?”, „Ce s-ar întâmpla în absenţa acestui proces?” „Care este scopul mai înalt urmărit prin execuţia procesului?”
Livrabilul procesului: scopul imediat al procesului este realizarea unui produs sau prestarea unui serviciu.
Necesitatea procedurii: este de regulă aceeaşi pentru toate cazurile: existenţa unei referinţe pentru modul în care trebuie executat procesul;

[5] Domeniu de aplicare

  • Precizarea (definirea activităţii la care se referă procedura operaţională)
  • Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică
  • Listarea principalelor activităţi de care depinde şi-sau care depind de activitatea procedurată
  • Listarea compartimentelor furnizoare de date şi-sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate
  • Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii

Domeniu de aplicare

Domeniul de aplicare este un obiect complex care de fapt nu se limitează la unităţile organizaţionale care ar putea fi implicate sau avea legătură în alt fel cu procesul; domeniul poate fi precizat prin situaţii în care se execută procesul, liniile de activitate deservite de execuţia procesului, zonele geografice-locaţiile în care se execută procesul, etc.

  • Precizarea (definirea activităţii la care se referă procedura operaţională) este realizată în câmpul „Rezumatul procedurii” din tab-ul „Informaţii despre proces”
  • Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi al entităţii publice se face prin
    • disponibilitatea listei tuturor proceselor organizaţiei şi
    • clasificarea prin index a tuturor proceselor în grupe, subgrupe, sub-sub grupe, etc. de procese
  • Activităţile care depind de sau de care depinde procesul sunt menţionate pe flux prin interfeţe de proces (de intrare, de ieşire, de ieşire şi intrare)
  • Compartimentele furnizoare rezultă fie din
    • Participanţii la activităţile de intrare din proces sau din
    • Participanţii la activităţile proceselor cu care procesul analizat se interfaţează la intrare
  • Compartimentele beneficiare sunt identificate prin:
    • Câmpul „Beneficiarul livrabilului” din tab-ul „Informaţii despre proces”
    • Participanţii la activităţile de ieşire din proces sau la procesele cu care procesul analizat se interfaţează la ieşire
  • Compartimentele implicate în proces sunt identificate prin:
    • Menţiunea prin bifare în tabelul completat la declararea procesului cu precizarea dacă procesul este principal sau secundar pentru acestea şi a rolului de „Participant”, „Coordonator”, „Arhitect”
    • Unităţile organizaţionale explicit menţionate cu roluri în activităţile procesului (în calitate de Decident, Coordonator, Executant, Contributor, primitor de informaţie
    • Atunci când procesul este declarat proces general, toate unităţile ar putea participa la execuţia acestuia.

Sensul restrâns este totuşi dat de unităţile organizaţionale care participă la – au legătură în vreun fel cu procesul. În acest sens restrâns, Domeniul de aplicare este generat în mod automat de aplicaţie din două surse de informaţii:

  • Unităţile organizaţionale precizate la momentul declarării numelui procesului
  • Unităţile organizaţionale menţionate în interiorul procedurii

[6] Documente de referinţă: Reglementări internaţionale, Legislaţie primară, Legislaţie secundară, Alte documente

 

Documentele de referinţă sunt referibile şi ataşabile pe două căi:

  • Prin menţionarea lor ca fiind documente de intrare pentru activităţile cărora le sunt aplicabile; ele pot fi up-load-ate în baza de date fiind asociate documentului; raportul procedurii extras în format „zip” din aplicaţie include pe lângă documentul procedurii în format word orice alt fişier ataşat în maniera descrisă
  • Prin asocierea în tab-ul „Legislaţie” a unui text de lege sau act normativ cu procesul, într-o listă extensibilă dinamic de acte normative şi pentru care se pot preciza inclusiv adresele url (hyper-link-uri) pentru a putea deschide automat pagina de Internet pe care aceste documente se găsesc; totodată, acest hyper-link se transcrie şi este activ şi în documentul procedurii extras din baza de date.

[7] Definiţii şi abrevieri

 

BET permite introducerea de Definiţii şi abrevieri în următoarele moduri:

  • Cămpul „Definiţii” din tab-ul „Informaţii despre proces”
  • Atributele de tip „Observaţii, Descriere detaliată, etc.” asociate obiectelor definite în aplicaţie; aici se pot include atât definiţii cât şi abrevieri, la prima folosire a termenului sau abrevierii
  • Pentru posturi, abrevierile se generează automat pe baza abrevierii pentru unitatea organizaţională dedicată la crearea organigramei concatenată cu simbolul „~” şi cu abrevierea pentru titlul postului declarată la crearea postului.

[8] Descrierea procedurii
(activităţi):

  1. Generalităţi
  2. Documente utilizate
  3. Lista şi provenienţa documentelor
  4. Conţinutul şi rolul documentelor
  5. Resurse necesare
    1. Resurse materiale
    2. Resurse umane
    3. Resurse financiare
  6. Modul de lucru
    1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor
    2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor
    3. Valorificarea rezultatelor activităţii

Descrierea activităţilor

  • Clienţi
  • Furnizori
  • Ce se face
  • Cine face
  • De ce
  • Unde
  • Cum
  • Mijloace de control
  • Resurse necesare (personal, instruire, echipamente, materiale)
  • Documentaţie necesară în activităţi
  • Date de intrare, date de ieşire pentru proces
  • Metode de măsurare aplicabile

Clienţii procesului se introduc în câmpul „Beneficiarul livrabilului” din tab-ul „Informaţii despre proces”
Furnizorii procesului apar ca agenţi în prima activitate a procesului sau ca agenţi în procesele cu care procesul descris se interfaţează la intrare.
De ce, unde, cum sunt precizări care se pot face, atunci când are sens în câmpul „Observaţii” care constituie un atribut al activităţilor.
Mijloacele de control se pot ataşa ca resurse de activităţi de control inserate ca puncte de control pe traseul procesului.
Resurse necesare:

  • personalul – agent în activităţi apare în coloana „Agenţi” la editarea resurselor activităţilor. Rolurile definite (lista poate fi extinsă prin configurare) sunt cele de
  • „Decident” – cel care aprobă, îşi asumă răspunderea pentru o decizie, are ultimul cuvânt cu privire la activitate sau rezultatul ei;
  • „Coordonator” – cel care îndrumă participanţii şi îi urmăreşte în realizarea sarcinilor pe parcursul activităţii, cel care verifică rezultatele parţiale şi final al activităţii şi „închide” execuţia activităţii
  • „Executant” – cel care participă sistematic şi cu un volum de muncă semnificativ la realizarea activităţii
  • „Contributor” – agent care participă sporadic, nesistematic, cu un volum redus de muncă la realizarea activităţii
  • „Transmite către” – cel care primeşte informaţia rezultată ca urmare a execuţiei activităţii
  • Instruire – informaţia poate fi înregistrată la „cunoştinţe”
  • Echipamente – informaţia poate fi înregistrată la „Instrumente” – acestea pot fi instrumente, echipamente, aplicaţii informatice, orice alte mijloace utilizate în realizarea activităţii
  • Materiale – pot fi înregistrate la „resurse” – resurse generice utilizate în execuţia activităţii
  • Documentaţia utilizată în activităţi se înregistrează ca „Documente” care pot fi „citite”, „scrise”, „prelucrate” adică de intrare, de ieşire sau de intrare-ieşire
  • Datele de intrare şi datele de ieşire pentru proces se indică prin documentele asociabile primei activităţi respectiv activităţilor de ieşire din proces, caz în care pot fi bifate ca „livrabile” la momentul completării atributelor documentelor.
  • Metodele de măsurare aplicate pot fi ataşate ca instrucţiuni de lucru – documente asociate cu o activitate de măsurare din proces, sau chiar ca subprocese atunci când acestea ar putea fi invocate de exemplu de mai multe procese iar descrierea lor justifică definirea unui nou proces
  • Resursele financiare ale activităţii pot fi menţionate în câmpurile atributelor activităţii:
    • Cost minim
    • Cost mediu
    • Cost maxim
    • Alte atribute definibile ad-hoc
  • Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor se poate face prin utilizarea atributului activităţilor numit „Termen” respectiv a atributelor numite „Durată minimă”, „Durată medie”, „Durată maximă”.

[9] Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Responsabilitate şi autoritate

Responsabilitatea şi autoritatea rezultă din rolurile definite în linia anterioară: Decident, Coordonator, Executant, Contributor, Transmite către

Formulare

 

Formularele sunt tipuri particulare de documente care pot fi menţionate ca atare şi up-load-ate în baza de date, respectiv down-load-ate la momentul utilizării sau preluate din „zip”-ul procedurii.

[10] Anexe, înregistrări, arhivări

Înregistrări, Anexe

Anexele procedurii sunt documente ataşate pentru care se up-load-ează fişierele în baza de date.
Faptul că un document, pe hârtie, electronic, imagini, parametri măsuraţi, etc. constituie o înregistrare se marchează prin precizarea faptului că respectivul document are caracter „de lucru” respectiv de „înregistrare”. În tabelul sintetic, documentul care constituie o înregistrare este marcat prin prefixul [Is] colorat în albastru-turcoise.
Arhivarea trebuie menţionată ca o activitate distinctă aplicată documentelor relevante asociate activităţii de arhivare.

[1] Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei –reviziei procedurii operaţionale

Analiză, aprobare şi revizie

Participarea la analiza procedurii se marchează prin asocierea persoanelor participante cu una dintre cele două etape: „Colectare” respectiv „Validare”.
De asemenea, în tab-ul „Informaţii despre proces” există câmpuri dedicate pentru „Elaborator” respectiv „Validator”
Aprobarea procesului este asociată rolului de arhitect de proces menţionat la momentul declarării procesului respectiv cu postul-persoana menţionate în câmpul „Aprobare” din tab-ul „Informaţii despre proces”.

 

Identificarea modificărilor

BET nu determină în mod automat diferenţele faţă de versiunile anterioare ale procedurii dar pune la dispoziţie toate versiunile anterioare în format arhivat „zip”.

[11] Cuprinsul procedurii

 

Este definit prin următoarele zone funcţionale ale aplicaţiei:
Modele-Adăugare/Editare process
Modele-Proces-Informaţii despre proces
Modele-Proces-Tabel sintetic
Modele-Proces-Participanţi
Modele-Proces-Legislaţie
Modele-Proces-Versiuni


Avantera pune la dispoziţia clienţilor săi soluţii care sa le optimizeze activitatea, anticipand şi utilizând cele mai moderne tehnici şi instrumente de management.
Avantera este liderul pieţei româneşti de consultanţă în management în analiza şi optimizarea organizaţiilor şi ingineria proceselor de afaceri şi singurul dezvoltator al unei aplicaţii complexe de modelare organizatională din sud-estul Europei.

Business Excellence Tool (BET) este o aplicaţie informatică utilizată pentru modelarea proceselor şi resurselor organizaţiilor care permite corelarea proceselor cu fişele de post şi Regulamentul de Organizare şi Funcţionare. BET este un instrument preţios în optimizarea organizaţiilor, perfecţionarea proceselor şi creşterea performanţei. BET are o traiectorie de dezvoltare care va trece de la modelarea organizaţiei la managementul performant al acesteia prin includerea pe rând a unor module pentru managementul resurselor proceselor, raportare extinsă şi flexibilă, managementul performanţei proceselor, managementul performanţei angajaţilor şi managementul cunoştinţelor şi conţinutului.


Aboneaza-te

Avantera on LinkedIn